Projektu valdymas_strategijos valdymas_pokyciu valdymas_Agile_Vita Zeniauske

Projektų valdymo skyrius

PMO – project management office - projektų valdymo skyrius. Įdomiausia, kad išvertus PMO gali atrodyti taip, kad tai komanda, kuri valdo projektų vadovus. Būna ir taip, tačiau pagrindinė šios komandos funkcija yra sukurti ir įdiegti projektų valdymo metodikas, reikalingus kontrolės mechanizmus (jei, žinoma yra reikalingi), užtikrinti skaidrumą bei dviprasmiškas situacijas, kad organizacija nepamestų krypties.

Mano siekis yra padėti kiekvienai organizacijai ir tuo pačiu kiekvienam žmogui geriau suprasti PMO veiklą, bei tai, kokias skirtingas funkcijas ši organizacijos dalis gali teikti atsižvelgiant į organizacijos kultūrą, savininkytės požiūrį, organisacijoje egzistuojančią strategiją ir jos prioritetus.

Pasiruošimas

Atlikime žingsnius

Prieš pateikdama sprendimo būdus kartu atliksime šiuos žingsnius:

  • paprašysiu, kad pasidalintumėte, kokios tikslo siekiate ar kokią kokią problemą norite išspręsti;

  • atliksiu procesų ir funkcijų auditą, labai didelį dėmesį kreipdama į tai, kokia organizacijoje kultūra ir kokią ją norite matyti ateityje;

  • pateiksiu pasiūlymus, kaip būtų galima spręsti susiklosčiusią situaciją, bei sprendimo naudas bei trūkumus;

  • esant poreikiui padėsiu įgyvendinti pakeitimus bei apmokyti žmones, kad kaip sakoma „know how“ liktų organizacijoje.

PMO

Didesnę vertę kurianti komanda

PMO kartais matomas, kaip tiesiog labai administracines funkcijas atliekanti komanda – kaip užtikrinti, kad PMO būtų matomas, kaip didesnę vertę kurianti komanda?

Viskas labai priklauso nuo to, kokiu tikslu kuriamas PMO padalinys. Kartais ir tam tikros administracinės funkcijos kuria vertę, gal ją kartais sunkiau pamatuoti. Geriausias kelias, norint būti tikriems, kad PMO būtų matomas, kaip kuriantis vertę yra atlikti šiuos žingsnius:

  • padėsiu įsivertinti projektų valdymo brandos lygį, nes nuo to labai priklauso, kokio tipo PMO reikalingas;

  • padėsiu išsigryninti koks yra skirtingų suinteresuotųjų šalių poreikis ir tikslai;

  • padėsiu įsivertinti, kokia organizacijoje kultūra, nes nuo to labai stipriai gali priklausyti, kokio lygio kontrolė reikalinga - o gal ji net nereikalinga ir žmonėms reikia PMO, kurie atlieka, tik pagalbininko ir patarėjo vaidmenį;

  • atsižvelgiant i surinktus atsakymus, pateiksiu pasiūlymus, kaip būtų galima spręsti susiklosčiusią situaciją, bei sprendimo naudas ir trūkumus.

Bendras tikslas

Projektų prioretizavimas

Ar PMO komanda turėtų užsiimti projektų prioretizavimu?

PMO komanda gali atlikti naujų iniciatyvų prioretizavimo funkciją, tačiau svarbesnis klausimas čia yra tai, ar organizacija turi bendrą tikslą, kurį nori pasiekti, kaip komanda. Ir kokia organizacijos strategija resursų panaudojimo klausimais. Todėl prieš atsakant į klausimą ir ieškant sprendimo būdų labai svarbu išsiaiškinti žemiau įvardintus dalykus audito metu:

  • kokiu tikslu organizacijai reikalingas prioretizavimas?

  • ar organizacija turi bendrą aiškų tikslą, kurį nori pasiekti?

  • kokioje aplinkoje veikia organizacija?

  • kokia vidinė organizacijos politika dėl žmonių priskyrimo darbui su projektais?

  • kaip vykdomas finansinių metų planavimas?

Atsakius į aukščiau pateiktus klausimus, galiu pateikti pasiūlymą, kokie prioretizavimo principai geriausiai tiktų organizacijai.

Reikalingumas

Reikalingumas ir patirties svarba

Ar visom organizacijoms reikalingas PMO?

PMO nėra reikalinga visose organizacijose, viskas priklauso nuo to, kokio tikslo norima pasiekti kuriant PMO. Galbūt atskirų komandų tam tikri žmonės jau atlieka PMO funkcijas (nors taip tiesiogiai jų rolės nesivadina) ir tereikia jas susinchronizuoti.

Tam taip pat atlieku auditą bei interviu su organizacijoje esančiais žmonėmis, kad galėčiau pateikti labiausiai tinkantį atsakymą.

Ar PMO dirbantys žmonės turi turėti projektų valdymo patirties?

Baltijos šalyse neretai girdima nuomonė, kad norint tapti PMO komandos nariu, projektų valdymo ar pokyčių valdymo patirtis nereikalinga. Taip ir ne.

Projektų valdymo patirtis reikalinga, jei PMO yra kuriamas kaip kontrolės bei strateginius projektus koordinuojantis padalinys, tokiu atveju projektų valdymo patirtis, tik labiau padėtų įžvelgti galimas kliūtis projekte.

Projektų valdymo patirtis nereikalinga, jei PMO komanda labiau atlieka pagalbos funkciją dėl projektų dokumentacijos, biudžeto ir taip toliau.

Vėlgi visa tai susiveda į tai, kokią problemą bandoma spręsti diegiant PMO funkciją – tai įsivardinama interviu su organizacijos atstovais metu.