Projektu valdymas_strategijos valdymas_pokyciu valdymas_Agile_Vita Zeniauske

Projektų valdymas

Projektų valdymas tai yra kiekviename gyvenimo žingsnyje pasitaikanti veikla, tačiau mes jos kartais nepastebime. Šios veiklos išmanymas padeda lengviau sutruktūrizuoti veiksmus, kurių reikėtų imtis planuojant pokyčio įgyvendinimą darbe ar asmeniniame gyvenime.

Tikslas yra padėti kiekvienai organizacijai ir tuo pačiu kiekvienam žmogui geriau suprasti projektų valdymą, bei jų valdymo metodikas. Naujų metodikų neišrasime, tačiau padėsime suprasti, kas geriausiai gali veikti jūsų organizacijoje ar konkrečiame projekte, o gal net programoje, o ko vis dėlto atsisakyti.

Pasiruošimas

Atlikime žingsnius

Prieš pateikdama sprendimo būdus kartu atliksime šiuos žingsnius:

  • paprašysiu, kad pasidalintumėte, kokios tikslo siekiate ar kokią kokią problemą norite išspręsti;

  • atliksiu auditą egzistuojančių procesų bei įrankių organizacijoje ar jūsų projekto komandoje;

  • pateiksiu pasiūlymus, kaip būtų galima spręsti susiklosčiusią situaciją, bei sprendimo naudas bei trūkumus;

  • esant poreikiui padėsiu įgyvendinti pakeitimus bei apmokyti žmones, kad kaip sakoma „know how“ liktų organizacijoje.

Kaip priimami sprendimai projektų valdyme?

Viskas priklauso nuo organizacijos ir to, kiek organizacijoje vyksta projektų, ar jie tarpusavyje susiję ir t.t. Pats paprasčiausias projektų valdymo sprendimų priėmimo organas yra projektų valdymo grupė (angliškai – project steering group). Labai svarbu, kad ši projektų sprendimų priėmimo grupė turėtų teisingą sudėtį, nes nuo jos sprendimų priklausys, kaip projektui seksis visoje jo eigoje.


Iš ko turėtų susidaryti projektų valdymo grupė?
Projektų valdymo grupėje turi būti sprendimo galią bei didžiulę įtaką projekto sėkmei turintys žmonės, kuriuos galima suskirstyti į 3 grupes:
1.    tie, kurie turi sprendimo galią dėl projekto finansavimo
2.    tie, kurie turi sprendimo galią dėl projektui skiriamų žmonių
3.    tie, kurie stipriai bus paliesti projekto įgyvendinamo pokyčio


Kokius sprendimus gali priimti projekto valdymo grupė?
Labai neretai yra pamirštama auksinė taisyklė, kad projektų valdymo grupė gali priimti sprendimus tik projekto ribose, tai yra tik nustatyto biudžeto, sutartos trukmės bei apibrėžtos apimties rėmuose. Visi sprendimai, kurie yra susiję su projekto trukmės ilginimu ir kartais trumpinimu, jei tai reiškia, kad projekto apimtis keičiasi, arba projekto biudžeto pokyčiais bei apimties didinimu ar mažinimu nėra priimami projektų valdymo grupės narių. Tokiose situacijose projektų valdymo grupė atlieka tik patariamąjį vaidmenį ir galutinį sprendimą priima organizacijos aukštesni sprendžiamieji forumai, kurie turi matomumą, kokią įtaką vienoks ar kitoks projekto pokytis turės organizacijai bei kitiems organizacijoje vykstantiems projektams.

Ieškome sprendimo

Pasikalbėkime ir įvardinkime

Norite suprasti, kaip valdyti atskiras projektų valdymo dalis: projekto biudžetą, projekto planą, projekto komandą, rizikas, priklausomybes ir t.t.?

  • Šiais klausimais galėsiu patarti - viskam yra sprendimo būdai ir nebūtinai tai reiškia, kad reikia keisti visą projektų valdymo procesą.

Neturite projektų valdymo metodikos, bet norite ją įdiegti?

Šiuo klausimu taip pat galime rasti sprendimą:

  • pirmiausia pasikalbėsime ir įsivardinsime, kokia organizacijoje kultūra – nuo jos labai priklauso, kaip projektų valdymas turėtų veikti - nes tai padeda suprasti kokio lygio kontrolė, įrankiai, rolės, sprendimo priėmimo forumai ir t.t.

  • įsivardinsime kartu, kokios pobūdžio projektams (informacinių technologijų (IT), verslo procesų diegimui, ar t.t.) projektų metodika reikalinga

  • pateiksiu galimus sprendimo būdus projektų valdymo procesui

  • esant poreikiui padėsiu įgyvendinti pakeitimus bei apmokyti žmones, kad kaip sakoma „know how“ liktų organizacijoje.

Valdymo metodikos

Projektų portfelio valdymas

Turite labai daug projektų ir juos sunku suvaldyti?

Esant ilgam sąrašui projektų, bei norit turėti geresnį supratimą, kas vis dėlto skirtinguose projektuose vyksta, reiktų pasvarstyti apie projektų portfelių valdymo metodikos įkūrimą.

Norint atsakyti į klausimą ar vis dėlto projektų portfelio valdymas yra sprendimas jūsų problemos, svarbu atsakyti į šiuos klausimus:

  • ar organizacijoje egzistuojantys projektai turi tarpusavio priklausomybių?

  • ar visi šie projektai vienaip ar kitaip padeda įgyvendinti organizacijos strateginius tikslus?

  • kas yra projektų užsakovai ir kaip visi projektai pasiskirsto tarp skirtingų suinteresuotųjų šalių?

  • kokiems tikslams visą projektų portfelio informaciją planuojate naudoti?

Suinteresuotos šalys projektų valdyme

Suinteresuotosios šalys (angliškai stakeholders) vaidina labai svarbų vaidmenį projektų valdyme. Kas suinteresuotosios šalys yra? Kaip reiktų su jomis dirbti? Kokią įtaką suinteresuotosios šalys gali turėti jūsų projektui?

Kas yra suinteresuotoji šalis?
Projektų valdymas yra susijęs su santykių valdymu. Kodėl? Nes labai nemažai projekto klausimų priklauso nuo to, kaip projektų vadovas dirba su suinteresuotomis šalimis. Kas gi suinteresuotosios šalys yra? Suinteresuotosios šalys projekte yra grupė žmonių, kuri yra suinteresuota projekto sėkme arba nesėkme. Tai nėra tik sprendimus galintys priimti žmonės, bet ir tie, kurie gali formuoti nuomonę, ar projektas organizacijai reikalingas ar ne.


Kaip dirbti su suinteresuotosiomis šalimis?
Šis klausimas yra itin sunkus. Nėra vieno tiesioginio atsakymo. Yra aibė metodikų, kurios yra rekomenduojamos, norint surūšiuoti suinteresuotąsias šalis, pagal jų įtaką, galią projektui. Tačiau viskas priklauso nuo to, kokį santykį turite su skirtingomis suinteresuotomis šalių grupėmis. Kaip jas jaučiate bei kaip galite nustatyti dėl kokių priežasčių šie žmonės nori arba nenori palaikyti projekto. Kai nusistatėte pagrindines suinteresuotųjų šalių grupes, lengviausias, tačiau daug pastangų ir laiko reikalaujantis, būdas, yra su kiekviena iš jų susitikti ir aptarti lūkesčius bei baimes. Išskirtinį dėmesį skirkite žmonėms, kurie nėra palaikantieji ir su jais turėkite dažnesnius susitikimus, stengiantis kalbėtis bei adresuoti jų baimes, dėl kurių nepalaiko projekto.

Organizacijos pokyčiai

Svarbu suprasti aplinką

Planuojate įgyvendinti organizacijoje pokyčius ir nežinote nuo ko pradėti?

Projektų valdymas pritaikomas įvairioms situacijos ir pokyčių valdymui, didžiausias skirtumas yra tai, kokioje aplinkoje pokyčius teks įgyvendinti.

Organizacijos pokyčių valdymas – svarbu suprasti:

  • koks tai yra pokytis ir kokia organizacijos dalis bus paliesta?

  • kokia pokyčiui įgyvendinti trukmė yra skirta?

  • kokia nuotaika vyrauja dėl planuojamo organizacijos pokyčio?

  • kas yra pokyčio organizacijoje užsakovai?

Norite dirbti projektų valdymo srityje? O gal jau dirbate, bet įdomu išgirsti, kokie problemų sprendimo būdai buvo pritaikyti, skirtingose situacijose ar organizacijose?

​Mielai vedu asmenines konsultacijas ir dalinuosi išmoktomis pamokomis. Žinoma, prieš tai padedu suprasti problemos atsiradimo priežastis ir tik tada ieškau, kokie sprendimo būdai, galėtų visiškai susidariusią situaciją išspręsti ar bent jau sušvelninti.