Projektu valdymas_strategijos valdymas_pokyciu valdymas_Agile_Vita Zeniauske

Pokyčių valdymas

Pokyčių valdymas yra šiek tiek daugiau nei tiesiog kažko naujo įvedimas. Informacinių technologijų srityje, tai tam tikrus žingsnius turintis procesas. Tuo tarpu kitose srityse, tai gali būti susiję su žmonių įvedimu į naujus dalykus ir būdai, kaip tai padaryti yra labai apie tai, kad reikia pasiekti „buy – in“ iš žmonių, kuriuos pokyčiai paveiks ir užtikrinti, kad kuo daugiau būtų palaikančiųjų.

Pokyčių valdymas

Pakeitimų diegimas bei po diegimo palaikymas

Priklausomai nuo to iš kurios srities žiūrėsite, pokyčių valdymas gali būti skirtingai traktuojamas: tarkime informacinių technologijų (IT) srityje pokyčių valdymas yra susijęs su mažų ir didelių IT pakeitimų diegimu produkcinėje aplinkoje, tuo tarpu iš žmogaus elgesio pusės pokyčių valdymas yra apibūdinamas naudojant Kubler – Ross pokyčių kreivę.

Kas yra pokyčių valdymas IT srityje?

Pokyčių valdymas IT srityje yra susijęs su sistemų pakeitimų diegimu bei po diegimo palaikymu. Dažniausiai labai svarbūs klausimai šioje srityje yra:

  • kas pakeitimus įdiegs į aplinkas iš kurių kiti žmonės galės pasiektų;

  • koks tai yra diegimas ir ar pagal skirtingą kompleksiškumo lygį yra taikomos kokio išimtys;

  • kaip nusprendžiama, koks sprendimas bus diegiamas;

  • kaip IT sprendimas bus prižiūrimas po to, kai bus įdiegtas;

  • kas priima sprendimus dėl to ar paruoštas IT sprendimas ar aplikacija gali būti diegiama;

  • kokie reikalavimai IT sprendimo testavimui ir t.t.

Visi šitie klausimai turi būti atsakyti sprendžiant kaip IT pokyčių valdymas turi atrodyti skirtingose organizacijose. Visą tai padėsime atsakyti, kalbėdamiesi ir atsižvelgdami į jūsų organizacijos dydį bei sudėtingumą.

Kas yra organizacijos pokyčių valdymas?

Kai yra diegiami pokyčiai organizacijoje, pokyčių valdymas įgauna gilesnę prasmę ir vien gebėjimo valdyti projektus ar diegti procesus neužtenka. Tokiose situacijose labai svarbu pasitelkti ir supratimą, kaip žmonės reaguoja į pokyčius. Kiek organizacija yra adaptyvi pokyčiams? Kokią darbuotojų amžiaus grupę pokytis palies? Su kuo pokytis yra susijęs? Ar organizacijos vadovybė yra pokyčio ambasadoriai? Kada paskutinį kartą organizacijoje vyko didesnio mąsto pokyčiai? Šie ir dar daugiau klausimų yra svarbūs planuojant prokyčius organizacijoje bei bandant suprasti, koks teisingas būdas būtų įgyvendinti pokytį organizacijoje.

Kalbant apie organizacijos pokyčių valdymą, vieni iš svarbiausių žingsnių yra:

  1. nustatyti jautriausią žmonių grupę organizacijoje, kuri gali labiausiai sureaguoti į pokytį

  2. nustačius šią žmonių grupę stengtis skirti daugiau dėmesio jiems, bandant suprasti jų baimes, dėl kurių netiki ar nenori pokyčio įgyvendinimo organizacijoje

  3. pagal galimybes stengtis juos įtraukti į pokyčių įgyvendinimą, kad žmonės jaustųsi pokyčio dalimi

  4. suplanuoti tinkamus komunikavimo kanalus pagal tai, kaip skirtingi padaliniai ar komandos yra paveikiami planuojamo organizacijos pokyčius. Dažniausiai pasitaikanti klaida, kad visiems komunikuojama vienodai ir per tuos pačius kanalus, taip žinutė tampa nuasmeninta bei gali nepasiekti dalies auditorijos

 

Pagrindinė pokyčių valdymo organizacijoje taisyklė: suprasti, kokie žmonės, kaip bus paveikti bei kokia žmonių galima reakcija į pokytį atsižvelgiant aplinką organizacijoje.

Skirtumai

IT pokyčių valdymas ir įprastas pokyčių valdymas

Kuo skiriasi IT pokyčių valdymas nuo įprasto pokyčių valdymo?

Pokyčių valdymas ne IT dalyje pagrinde susideda iš:

  • problemos, kurią norime išspręsti supratimo ir aprašymo;

  • sprendimo analizavimo ir paieškos;

  • suinteresuotojo šalių įsivardinimo;

  • siūlomo sprendimo susiderinimo su suinteresuotosiomis šalimis;

  • sprendimo diegimo;

  • vartotojų mokymo bei komunikacijos.

 

Ne IT pokyčių valdyme mažiau rasite tokių dalykų, kaip reakcijos laikas, kai sprendimas nustoja veikti, ar kaip skirtingais būdais testuosime sprendimą ir t.t. Neretai ne IT pakeitimai gali turėti mažesnę riziką.

Valdymas

Komunikacijos svarba

Kaip valdyti pokyčius?

Valdant pokyčius reikia nepamiršti, kad didžioji dalis darbo yra ne paties pokyčio įgyvendinimas, bet darbas su žmonėmis, kurie turi patikėti pokyčio reikalingumu ir jus bei jūsų pokytį palaikyti.

Todėl įvairiausių formų komunikacija ir įsigilinimas į galimas žmonių baimes, kodėl jie galėtų nenorėti pokyčio yra labai svarbi pokyčių valdymo dalis. Jei pokytis įtakoja didžiulį kiekį žmonių ar didžiąją dalį organizacijos, komunikacijos laišku neužtenka. Tokiais atvejais labai svarbi yra visų pirma:

  • žodinė komunikacija iš lyderių žemesnio lygio vadovams, kad jie galėtų padėti tiems, kurie komunikuos suprasti, kaip žmonės gali sureaguoti ir kaip geriau pakreipti visą komunikaciją, kad žmonės ją geriau suprastų;

  • prieš komunikuojant visiems darbuotojams žemesnio lygio vadovai turėtų būti paruošti ir jiems lygiai taip pat turėtų būti papasakota, kodėl pokytis yra naudingas;

  • labai svarbu yra nepamiršti tai, kad vadinamasis „buy – in“  neatsiranda šiaip vos išsiuntus laišką, jisai atsiranda tik nuolatos klausiant ir klausantis, dėl kokių priežasčių žmogus nenori priimti pokyčio;

  • labai svarbu, kad komunikacija apie pokytį yra paremta atvirumu ir nuoširdumu – jokių korporatyvinių aukštų frazių reiktų nenaudoti – viskas turėtų būti labai žemiškai ir paprastai;

  • kitas svarbus elementas yra komunikacija apie pokyčio progresą – labai dažnai atsitinka, kad po pirminės komunikacijos praeina savaitės ar mėnesiai ir jokių naujienų – tai labai trikdo žmones.

 

Atsižvelgę į situaciją mes padėsime įsivertinti, kaip valdyti organizacijoje planuojamą pokytį, kokių priemonių imtis ir kokius paruošiamuosius veiksmus atlikti prieš pradedam dirbti su pokyčiu.